Volunteers

Les bénévoles du festival, de la candidature à l'accueil sur place.

Les bénévoles postulent dans l'app FEST, y reçoivent leurs créneaux et vos messages, et font leur check-in avec un badge QR. Vous gérez tout depuis le même endroit que votre programmation.

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Des bénévoles montent une scène de festival sur la plage au coucher du soleil

Maya Roy

Équipe bar

Accepté

Prochain créneau

Sam. · 14:00–18:00

70+ FESTIVALS NOUS FONT CONFIANCE

Les tableurs tiennent jusqu'au vendredi après-midi.

C'est là qu'un créneau bouge, que trois personnes vous écrivent qu'elles ne pourront pas venir, et que le dernier planning est un PDF dans un groupe que plus personne ne lit. Volunteers dans FEST est conçu pour cet après-midi-là, et pour les trois mois de recrutement qui le précèdent.

Recrutement

Un formulaire de candidature qui connaît vos équipes et vos dates.

Créez un formulaire par édition, dans toutes les langues de votre festival. Ajoutez vos propres questions, laissez les gens choisir leurs équipes et indiquer leurs disponibilités.

Partagez-le par un lien, ou par un QR code sur vos affiches
Fixez un âge minimum et un nombre cible de bénévoles
Ouvrez et fermez les candidatures à des dates programmées

Sélection

Acceptez 40 personnes d'un coup, sans écrire 40 e-mails.

Filtrez les candidatures par équipe, tag ou statut. Acceptez ou mettez en liste d'attente en masse, et FEST envoie les e-mails pour vous.

Réinvitez l'équipe de l'an dernier avec leurs réponses déjà remplies
Repérez et fusionnez les candidatures en double
Importez une liste existante depuis un tableur

Planning des créneaux

Des créneaux qui signalent les problèmes avant vos bénévoles.

Planifiez chaque jour sur un tableau avec une colonne par équipe. FEST vous prévient quand des créneaux se chevauchent, quand quelqu'un n'a pas assez de repos ou quand une journée devient trop longue. La décision finale vous revient.

Suggestions selon les choix d'équipe, les compétences et les disponibilités
Répétez un créneau sur plusieurs jours, ou copiez la journée entière d'une équipe
Publiez une journée quand elle est prête, pas créneau par créneau

Messages

Quand un créneau bouge, les 14 personnes concernées sont prévenues.

Écrivez à tout le monde, à une équipe, à un créneau ou à un tag. Les messages arrivent dans la messagerie du bénévole dans l'app, avec push et e-mail si vous le souhaitez. Modifiez cinq créneaux d'affilée et chaque bénévole reçoit une notification, pas cinq.

Rappels automatiques avant chaque créneau
Programmez un message pour plus tard, rédigé dans chacune de vos langues
Un e-mail quotidien avec les créneaux encore à pourvoir

Check-in

Voyez qui est arrivé pendant que le créneau est encore en cours.

Chaque bénévole a dans l'app un badge QR qui s'ouvre sans réseau. Scannez-le à l'accueil ou depuis le téléphone d'un chef d'équipe, et voyez en temps réel qui est arrivé, en retard ou absent.

Faites le check-in depuis un ordinateur à l'accueil ou depuis un téléphone
Retards et absences signalés automatiquement
Les heures travaillées se calculent toutes seules

Les détails.

Ce que les organisateurs demandent souvent avant de s'inscrire.

Candidatures: Partagez votre formulaire par lien et QR code. L'équipe de la dernière édition peut être réinvitée en une action, avec ses réponses déjà remplies.
Équipes: Chaque équipe a un briefing, des responsables, une couleur, des compétences requises et un point de rendez-vous épinglé sur la carte de votre festival.
Créneaux: Planifiez chaque journée puis publiez-la. Les bénévoles confirment dans l'app, et les créneaux libres peuvent être pris avec votre accord ou automatiquement.
Profils: Langues, compétences, taille de t-shirt, régime alimentaire et contact d'urgence, renseignés une fois et réutilisés pour chaque festival sur FEST.
Dans l'app: Les bénévoles acceptés ont une vue équipe avec leur prochain créneau, le contact de leur chef d'équipe et vos messages.
Sur place: Scannez les badges à l'accueil et voyez qui manque en temps réel. Les badges s'ouvrent sans réseau.
Rapports: Entonnoir de recrutement, taux de remplissage par jour et par équipe, taux de retards et d'absences, et heures prévues comparées aux heures effectuées.
Exports: CSV des candidatures avec leurs réponses, des bénévoles, des créneaux, des affectations et des présences.

Tarifs

Volunteers coûte 1 500 € par an, en plus de FEST App ou FEST Web.

Facturé chaque année avec le reste de votre offre. Sans frais d'installation.

Volunteers

125 €EUR / mois

1 500 € facturés à l'année

+ 1,50 € par bénévole accepté

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Inclus

Formulaire de candidature dans chaque langue de votre édition
Tri en masse avec e-mails automatiques
Planning des créneaux avec détection des conflits et suggestions
Messages par boîte de réception, push et e-mail
Badges QR et accueil check-in
Rapports et exports CSV

Foire aux questions

Tout ce qu'il faut savoir.

Vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez ? Contactez notre équipe.

Bénévoles

Volunteers est un module qui s'ajoute à FEST App ou FEST Web, facturé à l'année, plus un petit montant par bénévole accepté. Vous payez pour les personnes que vous acceptez, pas pour chaque candidature. La page tarifs affiche le prix exact dans votre devise.

Un formulaire recueille les candidatures. Puis quelqu'un les recopie dans un tableur, construit les créneaux à la main et poste les nouvelles dans un groupe de discussion que la moitié de l'équipe a mis en sourdine. Dans FEST, candidatures, créneaux, messages et check-in sont au même endroit. Déplacez un créneau et les personnes concernées reçoivent une seule notification avec le nouvel horaire.

Ils postulent, consultent leurs créneaux et reçoivent vos messages dans l'app FEST sur iOS et Android. C'est la même app que celle de vos festivaliers, donc beaucoup l'ont déjà. Vous recevez un lien et un QR code à partager sur votre site, vos réseaux sociaux et vos affiches.

Oui. Une seule action réinvite toutes les personnes acceptées lors de la dernière édition, avec leurs réponses précédentes déjà remplies. Vous pouvez aussi importer une liste existante depuis un tableur.

Si vous le souhaitez. Publiez des créneaux ouverts et les bénévoles s'inscrivent depuis l'app, avec votre validation ou automatiquement.

Oui. Le badge de chaque bénévole est enregistré sur son téléphone, il s'ouvre donc même à une entrée en plein champ.

Les bénévoles gèrent leur propre profil et peuvent le réutiliser sur d'autres festivals FEST. Votre équipe y a accès pendant qu'ils sont bénévoles chez vous. Si quelqu'un supprime son compte FEST, ses données disparaissent avec.